El número de documentos firmados a través de la administración electrónica de la Universidad de Salamanca se incrementó en un 247% de entre 2019 y 2020, según datos de la Secretaría General de la institución académica. De los 14.607 registros con firma electrónica de 2019 se pasó a los 50.734 con los que se cerró el año pasado. En el mismo periodo el total de expedientes electrónicos gestionados creció un 41%, de 83.259 a 117.307.
El desarrollo de la administración electrónica, coordinado desde la Vicesecretaría General, ha venido marcado desde 2018 por el incremento en un 35% del uso de los procedimientos y trámites disponibles a través de la sede electrónica, que involucran a 133 departamentos, servicios y unidades en los que trabajan 555 tramitadores activos. De esta forma, las notificaciones y comunicaciones que lleva a cabo la Universidad de Salamanca han pasado a llevarse a cabo masivamente por medios electrónicos, lo que sumado al estado de alarma ha motivado el incremento del uso de la firma digital.
Los nuevos procedimientos favorecen la simplificación de las tareas y la sencillez en los trámites, permiten ahorrar tiempo y reducen el volumen de recursos físicos empleados, como el papel, además de facilitar el archivo de los documentos. Y, por otra parte, se refuerza la seguridad del proceso.
Para dar soporte a la administración electrónica, la Universidad de Salamanca ha consolidado la estructura que soporta este servicio con más recursos humanos y materiales, que incluyen el portal web de servicios electrónicos. En el apartado de estudiantes, los procesos electrónicos incluyen la gestión de las becas Erasmus y SICUE, el proceso de matrícula y las certificaciones académicas oficiales, entre otras. En el caso del personal docente e investigador, la sede electrónica da soporte a los concursos de plazas, la gestión de las actas de asignaturas y otros trámites administrativos, a los que se suman las gestiones orientadas al personal de administración y servicios.
Entre otras aplicaciones y utilidades, la Universidad de Salamanca ha integrado en su sede electrónica el software de gestión Universitas XXI, así como el sistema Redsys de pago telemático de tasas, el directorio común de unidades orgánicas y oficinas DIR3 y el sistema de interconexión de registros entre administraciones públicas (GEISER).
Para completar el proceso de administración digital y favorecer su utilización TV USAL ha editado una serie de vídeos divulgativos para que los distintos colectivos universitarios conozcan las ventajas del nuevo sistema.
De cara al futuro se trabaja en la implementación efectiva del archivo electrónico, el reconocimiento de identidades de ciudadanos europeos y la adhesión a la Carpeta Ciudadana del sector público estatal, entre otras utilidades.
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